Como produzir eventos remotos

De forma geral, eventos são momentos onde pessoas se juntam para interagir, confraternizar, e às vezes dividir algum conhecimento.

Evento não é só aquele grande, cheio de palestrantes, painelistas e super estrutura. Uma reunião entre pessoas amigas já é um evento. E dependendo do que for, essa reunião pode ser muito mais valiosa que um evento enorme onde você não vai conseguir aplicar nada do que aprendeu.

Para o escopo desse artigo, vamos nos focar em eventos maiores, já com palestrantes, palco, transmissão,etc. feitos de forma remota.

Eventos são espaços muito úteis para networking e troca de conhecimento , tanto das pessoas participantes assistindo palestrantes e painelistas, mas principalmente da interação entre as próprias participantes. É aí que está a magia. Caso isso não ocorra, o evento vira só uma exposição de conteúdo. Que também é válido, mas poderia ser muito mais.

Primeiro, o tema que será abordado no seu evento.

• Será apenas técnico?
• Terão palestras sobre soft skills?
• Será focado num tema específico, ou o tema será mais generalista?
• Quando será feito?

Faça essas perguntas com você, e as pessoas que estão te ajudando a organizar esse evento, e decida sobre o tema e a abrangência dele.

É importante definir o público alvo do seu evento para saber quais conteúdos serão vinculados sobre o assunto.

Por exemplo, se o seu evento é direcionado à pessoas que estão iniciando no mundo da tecnologia, a linguagem e conteúdo do evento devem coincidir com esse público. Exatamente por isso que é importante que o público alvo seja bem definido.

Nessa etapa deve ser definida a forma que as pessoas vão poder participar do seu evento.

• Ele será pago?
• Terá uma página de inscrição ou só um link de acesso?
• Terá um limite para quantas pessoas vão poder participar?

Essas perguntas são importantes para definir parte do escopo e público alvo do seu evento, e como ele poderá ser organizado.

Defina os conteúdos que terão no evento, isso pode ser feito abrindo um C4P (Call For Papers, ou Chamada para palestrantes no português adaptado), e avaliando as palestras e conteúdos enviados, sempre buscando a diversidade, colocando pessoas de minorias sociais no seu evento em posições de apresentação. Isso é algo muito valioso.

Uma outra forma é convidando pessoas específicas para o seu evento. Essa forma é interessante principalmente para convidar pessoas renomadas naquela área para um keynote (a palestra principal de um evento), ou pessoas que você ou o resto da equipe do evento já conhecem, sabendo o que aquela pessoa pode apresentar no seu evento.

Nessa etapa, deve ser discutido como o evento será organizado e montado. Algumas perguntas são:

• Terá uma pessoa host guiando o evento?
• Terão palestras ocorrendo simultaneamente ou apenas de forma síncrona?
• Como será a ordem das palestras?
• Terá uma roda de conversa após o evento (painel)?
• Terá algum tipo de happyhour depois com as pessoas participantes?

Essas perguntas são muito importantes para a divulgação do evento, com isso as pessoas participantes poderão se guiar e se planejar para seu evento.

É importante definir como e onde esse evento será transmitido, algumas perguntas para a definição disso são:

• Em qual plataforma o evento será transmitido?
• A plataforma exige login ou não?
• Vai ser em uma plataforma pública (Youtube, Twitch,etc.) ou privada? (Zoom, Meet,etc.)

Pessoalmente, eu prefiro em plataformas públicas, e sem login necessário, como a Twitch, mas é uma decisão que varia de evento pra evento, e se o evento é pago ou gratuito.

Após a maior parte das outras etapas estarem definidas, a divulgação do evento deve começar.

Eu recomendo que o início da divulgação seja 20 dias antes do começo do evento, com no total 6 posts de divulgação. Para exemplo, se o evento será dia 20, e terá 5 palestras com um painel no final, o calendário seria esse:

01 - 1º Post divulgando o evento de forma geral, apresentando o evento e as palestras, mas sem aprofundar muito. 05 - 2º Post divulgando o evento de forma geral, apresentando o evento e as palestras, mas sem aprofundar muito, mas com outras imagens e textos. 10 - Post divulgando a 1º palestra 11 - Post divulgando a 2º palestra 12 - Post divulgando a 3º palestra 13 - Post divulgando a 4º palestra 14 - Post divulgando a 5º palestra 14 - Post divulgando o painel 19 - Post divulgando o evento novamente, deixando claro que o evento é amanhã 20 - Post divulgando o evento no dia.

O grande dia chegou! Avise as pessoas palestrantes, painelistas, hosts,etc. do evento, e só bora!

Erros e problemas técnicos vão acontecer durante o evento, e tá tudo bem. Errar faz parte de qualquer evento, e até torna tudo mais humano. Então dá uma risada quando alguma coisa der errado, resolve e segue em frente.

Nesse artigo você aprendeu os passos para organizar um evento remoto, desde a ideia até o dia do evento.